De grote vervangingsgolf: hoe maak je slimme én duurzame keuzes?

De hardware die veel organisaties tijdens de coronacrisis in allerijl aanschaften om thuiswerken mogelijk te maken, nadert nu het einde van zijn levenscyclus. Dit valt samen met drie belangrijke ontwikkelingen: de opkomst van AI-toepassingen die andere eisen stellen aan hardware, de groeiende focus op duurzaamheid én het toenemende belang van medewerkerstevredenheid. Hoe zorg je in deze context voor een hardware-strategie die tegelijkertijd productiviteit stimuleert, veiligheid garandeert én bijdraagt aan tevreden medewerkers? 

Carlijn, IT-manager bij een middelgroot adviesbureau in de Randstad, kijkt bezorgd naar haar dashboard. Tijdens de coronacrisis, toen een groot deel van Nederland plotseling moest thuiswerken, schafte haar organisatie in enkele maanden tijd 250 laptops aan – meer dan ze normaal in twee jaar zouden vervangen. Het werd noodgedwongen een mix van verschillende modellen. De prioriteit lag bij beschikbaarheid: wat op dat moment leverbaar was, werd gekocht.  

Nu, vier jaar later, ziet ze de eerste problemen ontstaan. Haar servicedesk krijgt steeds meer meldingen over trage systemen, vooral bij gebruik van nieuwe AI-tools. De energiekosten zijn hoger dan gewenst. En de duurzaamheidsmanager vraagt om CO2-rapportages van de IT-afdeling. Ondertussen werkt 60 procent van medewerkers inmiddels structureel hybride, wat andere eisen stelt aan hardware en beheer.  

De uitdagingen stapelen zich op: de HR-afdeling vraagt om meer inzet voor gebruikerstevredenheid, de directie wil hogere productiviteit tegen lagere kosten, en medewerkers eisen meer keuzevrijheid in hun digitale werkomgeving. 

Een veranderd landschap  

Het is een situatie die veel IT-managers ongetwijfeld zullen herkennen. De impact van de coronacrisis op de IT-infrastructuur van Nederlandse organisaties was enorm. In korte tijd moesten bedrijven een ongekend aantal medewerkers faciliteren voor thuiswerken, wat leidde tot een van de grootste hardware-investeringen in de recente geschiedenis. Deze collectieve, vaak overhaaste aanschaf van hardware zorgt nu voor een golf aan vervangingsvraagstukken.  

De wereld ziet er bovendien inmiddels anders uit dan drie à vier jaar geleden. Hybride werken is de nieuwe norm geworden, wat nieuwe eisen stelt aan hardware en beheer. Tegelijkertijd zien we de snelle opkomst van AI-toepassingen. Generatieve AI-tools vragen om meer rekenkracht dan veel van de tijdens corona aangeschafte systemen kunnen leveren.  

Daarnaast groeit ook nog eens de druk op organisaties om hun CO2-uitstoot te verminderen. IT speelt hierin een belangrijke rol: oude en inefficiënte hardware draagt significant bij aan het energieverbruik van organisaties.   

Fleetmanagement als oplossing  

De uitdaging is om deze verschillende aspecten – prestaties, duurzaamheid en kostenefficiëntie – met elkaar in balans te brengen. Het goede nieuws is dat fleetmanagement deze uitdagingen het hoofd kan bieden. Met de juiste tool voor fleetmanagement krijg je als IT-manager realtime inzicht in de prestaties en het energieverbruik van de hardware binnen je organisatie. Op basis daarvan kun je datagedreven beslissingen nemen over vervanging en upgrades.  

Uit recent Gartner-onderzoek blijkt dat medewerkers 14 procent meer geneigd zijn om buiten de organisatie op zoek te gaan naar een nieuwe baan als ze niet tevreden zijn met de technologie die tot hun beschikking is gesteld. Er wordt wel gezegd dat de CIO (Chief Information Officer) tegenwoordig vaak meer invloed heeft op de werknemerstevredenheid dan de CHRO (Chief Human Resources Officer). Dit onderstreept hoe belangrijk de kwaliteit van IT-middelen is geworden voor het welzijn en behoud van medewerkers. Het waarborgen van digitale tevredenheid is daarom essentieel voor het behoud van talent. 

Door continue monitoring kun je prestatieproblemen vroegtijdig signaleren. Systemen die niet meer aan de eisen voldoen, bijvoorbeeld voor AI-workloads, kunnen proactief worden vervangen. Tegelijkertijd helpt fleetmanagement bij het optimaliseren van de levensduur van hardware die nog wel voldoet, wat zowel kosten- als duurzaamheidsvoordelen oplevert.  

Van inzicht naar actie  

De eerste stap is het verkrijgen van een volledig beeld van je huidige vloot. Een goede fleetmanagementtool brengt niet alleen de leeftijd en specificaties van je devices in kaart, maar ook hun daadwerkelijke gebruik, de prestaties en – cruciaal – de gebruikerservaring. Dit levert waardevolle inzichten op voor een gefaseerde vervangingsaanpak.  

Met deze informatie kun je vervolgens strategische keuzes maken. Welke gebruikers hebben als eerste nieuwe hardware nodig? Hoe kunnen we de vervanging spreiden om de impact op budget en organisatie te beheersen? En vooral: hoe zorgen we ervoor dat nieuwe hardware zowel prestaties, veiligheid als duurzaamheid waarborgt?  

Vooruit kijken  

Voor Carlijn betekent dit dat ze verder kan kijken dan alleen de aanschaf van nieuwe hardware. Een goede fleetmanagement-tool (zoals HP Proactive Insights) biedt haar de mogelijkheid om continu te monitoren, bij te sturen en te optimaliseren. Dit zorgt niet alleen voor betere prestaties en een hogere gebruikerstevredenheid, maar draagt ook bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf waar ze werkt.  

Met behulp van AI kunnen organisaties bovendien het gebruikerssentiment koppelen aan de prestaties van hard- en software, en krijgen ze gerichte aanbevelingen om de tevredenheid te verbeteren – of dat nu door hardware-vervanging is, het pushen van updates, of het aanpassen van bepaalde tools. 

Door nu te kiezen voor AI-ready hardware en deze professioneel te beheren, leg je als organisatie een solide basis voor de toekomst. Een toekomst waarin technologie en duurzaamheid hand in hand gaan.