door Moniek van Beckhoven 1 jaar geleden

Een hoge medewerkerstevredenheid. Als HR-afdeling zet je je hier dagelijks voor in. En in deze krappe arbeidsmarkt belangrijker dan ooit. Wist je dat IT hierin een belangrijke rol kan vervullen? In deze blog geeft HR Manager Moniek van Beckhoven tips hoe je IT inzet om het werkplezier van je collega’s te verhogen.

Maak IT een vast onderdeel van je wervingsgesprekken

In een wervingstraject merken wij dat het niet meer alleen gaat over wat iemand voor werk gaat doen. Steeds vaker gaat het over hóe. Kan ik thuis werken? En mag ik dan zelf een thuiswerkplek inrichten? Wat voor IT-middelen krijg ik? Zo krijgen we regelmatig de vraag of er bij ons met Apple devices gewerkt kan worden. In ons Choose Your Own Device-beleid houden we hier al rekening mee. Daarmee bieden we onze mensen échte keuzevrijheid om te werken met de IT-middelen die het beste bij ze passen. Mensen willen hun werk goed en prettig kunnen uitvoeren. Het zorgt voor frustratie als ze hierbij gehinderd worden door IT.

Geef vanaf het eerste contact duidelijkheid over hoe iemand straks aan de slag gaat. Luister naar wat iemand daarvoor nodig denkt te hebben. En wees transparant over wat je kunt bieden, dat voorkomt frustratie. Het geeft direct vertrouwen en laat zien: als je bij ons komt werken, zorgen wij dat jij je werk goed kunt doen.

Digitaliseer je tekenproces

Het tekenen van het contract is een belangrijke stap bij het aannemen van een nieuwe collega. Wanneer je het eens bent geworden over de voorwaarden, dan wil je allebei snel door het tekenproces kunnen gaan. Enerzijds om snel die champagne open te kunnen trekken, anderzijds, omdat een lang en omslachtig tekenproces foutgevoelig kan zijn en frustratie op kan leveren. Opstellen, nalezen, printen (en de papieren niet op de printer laten liggen), ondertekenen (wanneer de betreffende manager op kantoor is), scannen en versturen: handelingen die veel tijd kosten.

Hoe fijn is het als je geen ellenlange contracten hoeft na te lezen en extra handelingen moet verrichten? In deze arbeidsmarkt, waarin je als werkgever onderscheidend wil zijn, wil je nou juist dat het proces vlot verloopt. Ga daarin vooral mee met de tijd, want de ‘nieuwe’ generatie weet niet beter dan zaken digitaal af te handelen. Digitaal tekenen en een arbeidsovereenkomst op één pagina zijn voor ons een perfecte oplossing gebleken.

Een contract van 8 pagina’s is overbodig, de belangrijkste zaken kun je prima kwijt op 1 A4. Randzaken zijn elders na te lezen. Tekenen doen we dus digitaal - dat kan zelfs op een mobiele telefoon. Zo kan ook de manager altijd en overal ondertekenen. Het gaat naar de betreffende collega, die tekent ook en “de deal is rond”. Deze werkwijze is juridisch waterdicht én je kunt het hele proces digitaal volgen. En door vooraf reminders in te stellen kun je het als HR afdeling verder loslaten. Je hebt namelijk alles aan de voorkant al goed ingericht.

Zorg dat alles klaar is voor de eerste werkdag

De juiste IT-middelen zijn naar mijn mening onderdeel van een warm welkom. Fijn kunnen werken vanaf dag één, omdat de werkplek direct in gebruik kan worden genomen. Het liefst wil je een nieuwe collega direct het gevoel geven dat deze het werk altijd goed kan uitvoeren. Is je IT op dag één niet in orde, dan kan dat voor irritatie zorgen.

Ga daarom eens in gesprek met je collega’s. Ben je tevreden over je werkplek? Tegen welke problemen loop je aan? Wat heb je van ons nodig om je werk goed te kunnen doen? De input van onze eigen collega’s hebben we samengebracht in MyFIT, een totaaloplossing voor werkplekken waarmee nieuwe en huidige collega’s zelf hun werkplek in kunnen richten met devices en toebeheren waar zij het liefste op werken. Ook al hebben zij geen kaas gegeten van IT, wij zorgen ervoor dat dat collega’s kunnen kiezen uit meerdere geschikte opties in een custom shop. Die selecteren we vooraf, zodat we kunnen garanderen dat ze met hun gekozen opties op een fijne manier kunnen werken. Zowel thuis als op kantoor. Van notebook en monitor tot bureaustoel. En ze bestellen deze ook meteen zelf, wat zorgt voor snelle verwerking van hun aanvraag. De betrokken afdelingen (IT, Inkoop, HR) hoeven namelijk niet meer op elkaar te wachten.

Blijf monitoren

Het voeren van een goed IT-beleid stopt niet bij het verstrekken van een goede werkplek bij de start. Monitoring is minstens net zo belangrijk. Daarmee voorkom je dat de tevredenheid over de IT-middelen uit beeld raakt.

Een IT-beleid is meestal geen op zichzelf staande reden om uit dienst te gaan, maar speelt soms wel een rol. Je werk niet goed kunnen doen zorgt voor irritatie. Het voorzien in de juiste IT-middelen zorgt ervoor dat mensen hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Minder frustratie, meer werkplezier. En dus meer kans dat mensen blijven.

Werk samen naar een beter IT-beleid

Neem als HR manager initiatief en maak zichtbaar wat IT kan doen voor een hogere medewerkerstevredenheid. Mijn advies? Blijf hierbij vooral niet op je HR-eiland zitten, maar zoek juist de samenwerking op met andere afdelingen. Breng samen in beeld welke voordelen een verbetering van het IT-beleid oplevert. En dan helpen wij je bij het implementeren.

Meer informatie?

Persoon

Functie e. E-mailadres t.Telefoon Contactformulier